Vrijwilligers
Organisatienota ten behoeve van de vrijwilligers van de Vriendenkring van de Troost
Deze organisatienota werd goedgekeurd tijdens de bestuursvergadering van eind 2006
Onze vereniging is een feitelijke vereniging met als doelstellingen :
- De zusters te helpen bij de restauratie van de Troost. Alle inkomsten gaan naar dat doel.
- De Troost te doen leven buiten de muren van de Karmel
Het adres van de vereniging is Trooststraat 2, 1800 Vilvoorde. Alle officiële briefwisseling moet naar dit adres gestuurd worden.
Verschillende keren per jaar, op onregelmatige basis en volgens de noden is er een bestuursvergadering samen met de zusters.
Zetelen in het Vriendenkring VZW bestuur en zijn werkende bestuursleden: Eric Mevijs (voorzitter), Karel Magnus (secretaris), Erik Guldentops (penningmeester), Celie Verbeke- Dehaene, Daniel Lacomte, zuster Lutgardis Vanhooren (priorin) en zuster Maria Carmela Omandam. Er bestaat ook een werkgroep voor de jaarlijkse Kunst in de Troost.
De taakverdeling in het bestuur gebeurt op vrijwillige basis. Andere occasionele vrijwilligers worden persoonlijk aangesproken of bieden zich aan voor een bepaalde taak of een bepaalde activiteit.
Er verschijnt enkele keren per jaar een Nieuwsbrief die naar een eigen adressenbestand van “Vrienden” gaat. Iedereen die erom vraagt kan opgenomen worden in het bestand, of verwijderd worden.
Er wordt geen lidgeld gevraagd. De Vrienden hebben geen plichten tenzij hun ’sympathie’ met de Troost.
Verzekering: De Vriendenkring heeft een verzekering ‘polis vrijwilligersorganisatie’ afgesloten waarin de dekkingen burgerrechterlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand van de bestuursleden gedekt zijn; ook de vrijwilligers tijdens het uitoefenen van de vrijwilligersactiviteiten zijn gedekt
Enkele activiteiten uit het verleden waren : de uitgave van een geschiedenisboek over de Troost, de jaarlijkse “Kunst in de Troost” , de jaarlijkse wijnverkoop, de Nieuwsbrief, een voordracht, een DVD uitbrengen …
Geen enkel bestuurslid, noch enige andere vrijwilliger ontvangt een vergoeding voor zijn werk. Onkosten voor aangekocht materiaal kunnen vergoed worden.
Discretieplicht : De bestuursleden zijn gehouden tot discretie ten overstaan van gevoelige persoonsgebonden informatie die zij zouden vernemen in het kader van hun vrijwilligerswerk.
Toestemmingen vragen, de meldingsplicht nakomen … is iets waarvoor de individuele vrijwilliger zelf moet instaan. Dit voor arbeidsongeschiktheid en stempelaars.